À retenir
- C'est un droit de regard de l'éditeur inscrit dans le contrat de licence.
- L'objectif est de vérifier l'adéquation entre l'usage réel et les droits payés.
- Une non-conformité peut entraîner des pénalités financières importantes et un risque juridique.
Un audit de licence est une procédure de vérification effectuée par un éditeur de logiciels pour s'assurer qu'une entreprise utilise ses produits conformément au contrat signé. C'est un peu comme un contrôle d'identité pour vos logiciels : on vérifie que vous n'avez pas installé plus de copies que ce que vous avez réellement payé.
Étymologie
Le terme audit vient du latin auditus (« audition » ou « action d'écouter »), car à l'origine, les contrôles comptables se faisaient oralement. Le mot licence désigne ici le droit d'usage accordé par le propriétaire du logiciel.
Exemples d'usage
- Une entreprise reçoit un courrier de Microsoft demandant un inventaire précis de tous les ordinateurs utilisant Windows et Office.
- Un éditeur de base de données vérifie si le nombre de processeurs (CPU) utilisés sur un serveur correspond bien à la puissance de calcul autorisée par le contrat.
Cas d'usage
Ce concept intervient dans la gestion des actifs logiciels (SAM - Software Asset Management). Il est fréquent lors du renouvellement d'un contrat de maintenance ou lorsqu'un éditeur soupçonne un usage excessif par rapport aux achats effectués.
Bonnes pratiques
Il est essentiel de tenir un registre à jour de ses achats (factures) et de ses installations (inventaire technique). Utiliser des outils d'inventaire automatique permet d'éviter les régularisations financières souvent très coûteuses en cas de dépassement.
Synonymes
Conseil
Ne paniquez pas lors d'une annonce d'audit. Préparez vos preuves d'achat et vos rapports d'inventaire. Si vous débutez en gestion de parc, apprenez à utiliser des outils comme GLPI ou OCS Inventory pour automatiser ce suivi.
Questions fréquentes
L'audit est-il obligatoire ?
Oui, si vous avez accepté les conditions générales d'utilisation (EULA) qui incluent généralement une clause d'audit.
Qui réalise l'audit ?
L'éditeur lui-même ou, plus souvent, un cabinet d'audit indépendant mandaté par lui.